27 Września 2023

Zarządzanie kontraktami FIDIC i realizacja prac na ich podstawie wymaga staranności, dokładności i doskonałego zrozumienia treści umowy.

Projekty budowlane to często skomplikowane przedsięwzięcia, które wymagają nie tylko doskonałego planowania i zarządzania, ale także skutecznego zarządzania. W  projektach budowlanych, kontrakty FIDIC są powszechnie używane do uregulowania relacji między stronami. Warto zrozumieć, że właściwe zarządzanie kontraktem FIDIC ma kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. W tym artykule przedstawimy kluczowe koncepcje i wskazówki dotyczące zarządzania kontraktami FIDIC.

1. Dogłębne Zrozumienie Kontraktu FIDIC

Pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania kontraktem FIDIC jest dokładne zrozumienie treści kontraktu. FIDIC opracowała kilka różnych rodzajów kontraktów, takich jak Red Book, Yellow Book i Silver Book, z różnymi załącznikami i klauzulami. Kluczowe jest, aby zapoznać się z konkretnym rodzajem kontraktu, który jest stosowany w danym projekcie. Każdy z tych rodzajów kontraktów ma swoje unikalne wymagania i przepisy. Dodatkowo, trzeba pamiętać że w polskich realiach ogólne warunki tzw. „czytego FIDICa” zostały dopełnione Szczególnymi Warunkami Kontraktu indywidualnie opracowywanymi przez zamawiających. Konieczność takiego działania spowodowana jest przede wszystkim różnorodnością kultur i systemów prawnych, w jakich stosowane mogą być ogólne wzorce umowy w założeniu mające nieść uniwersalny charakter stosowania. Szczegółowe modyfikacje tych zapisów niejednokrotnie mogą jednak zgubić każdą ze stron procesu inwestycyjnego, dlatego tak ważne jest nie tylko zapoznanie się z ich treścią, ale przede wszystkim zrozumienie z jakim kształtem umowy mamy do czynienia przy realizacji danego przedsięwzięcia.

2. Jasna Komunikacja i Negocjacje

Kiedy kontrakt jest już podpisany, ważne jest, aby zapewnić jasną komunikację między wszystkimi uczestnikami projektu. Negocjacje i porozumienia muszą być zrozumiałe i przestrzegane. Warto również prowadzić regularne spotkania, aby omówić postęp projektu i ewentualne zmiany w harmonogramie lub kosztach. Niejednokrotnie najprostsze pytania mogą okazać się problematyczne kontekście problemów napotykanych podczas realizacji.  Kto faktycznie zarządza kontraktem? Na kim ciąży odpowiedzialność za sprawny przebieg prac? Kto i w jakich okolicznościach może żądać zmiany zakresu umowy? Jeżeli potrafisz bez zawahania odpowiedzieć na te pytania – to gratulacje, jesteś w połowie drogi! Niedostateczne zrozumienie warunków kontraktu może stanowić poważne zagrożenie dla ciągłości procesu inwestycyjnego.  

3. Zarządzanie Zmianami w Trakcie Projektu

Projekty budowlane często ewoluują w miarę postępu prac. Kontrakty FIDIC zawierają klauzule dotyczące zmian, które określają procedury, jakie należy stosować w przypadku wprowadzenia zmian w projekcie. Kluczowe jest, aby te zmiany były starannie przeanalizowane wdrożone na zasadach określonych w umowie i przepisach prawa, aby uniknąć sporów w przyszłości.

4. Monitorowanie i Raportowanie Postępów

Skuteczne zarządzanie projektem wymaga stałego monitorowania postępów i regularnego raportowania. Kontrakty FIDIC często wymagają dostarczania raportów i dokumentacji, które są istotne dla procesu zarządzania projektem. Dbałość o dokładność i rzetelność raportów jest niezbędna. Dodatkowo dbałość ta ma niezwykle istotne znaczenie w kontekście treści i terminowości dokumentacji i korespondencji kontraktowej. Brak respektowania określonych w umowie terminów może być problematyczny nawet w tedy, kiedy kontrakt nie określa wprost konkretnych sankcji za ich nieprzestrzeganie. Folgowanie terminom kontraktowym może niejednokrotnie przyczynić się do utraty zaufania w stosunku do jednej lub obu stron umowy a nawet stanowić podstawę zarzutu braku współdziałania. Czy warto?

5. Rozwiązywanie Sporów

Mimo najlepszych starań, sporów w procesie budowlanym po prostu nie można uniknąć. Kontrakty FIDIC zawierają klauzule dotyczące rozwiązywania sporów i dochodzenia wzajemnych roszczeń, które określają procedury, jakie należy zastosować w przypadku konfliktu. Warto mieć zatem dostęp do prawnika specjalizującego się w prawie budowlanym i realizacji kontraktów, aby ten kluczowy wymiar formalny nie został zaniedbany.

6. Dbałość o Dokumentację

Dokładne i kompleksowe prowadzenie dokumentacji kontraktowej jest niezbędne. Wszystkie umowy, korespondencja, zmiany, raporty i inne dokumenty powinny być starannie sporządzane i przekazywane, aby umożliwić sprawną i możliwie najmniej dotkliwą dla wszystkich stron realizację projektu. Pragmatyczne podejście do zarządzania i realizacji kontraktu jest oczywiście zasadne, jako że jedną z podstawowych, niepisanych zasad kontraktów opartych na formule FIDIC jest to, że „robota ma iść”, ale jednocześnie nie może ona stanowić elementu nadrzędnego nad koniecznością przestrzegania określonych pomiędzy stronami zapisów umownych. To właśnie nieprzestrzeganie tych ostatnich staje się bowiem najczęstszą przyczyną długich i kosztochłonnych sporów, na które w gruncie rzeczy żadna ze stron nie ma ochoty.

Podsumowując, zarządzanie kontraktami FIDIC i realizacja prac na ich podstawie wymaga staranności, dokładności i doskonałego zrozumienia treści umowy. Skorzystanie z doświadczenia specjalistów w zakresie prawa budowlanego i konsultingowego może znacznie ułatwić proces zarządzania kontraktem i jednocześnie przyczynić się do sukcesu projektu budowlanego. Niezależnie od rodzaju projektu, zrozumienie i stosowanie zasad kontraktów FIDIC jest kluczowe dla osiągnięcia celów projektu i uniknięcia potencjalnych konfliktów.